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Actes juridiques

Gestion et envoi des actes soumis au contrôle de légalité

 

Territoires Numériques Bourgogne-Franche-Comté propose deux solutions pour dématérialiser l'envoi des actes soumis au contrôle de légalité :

1. e-actes : il s'agit d'une solution totalement dédiée à gestion (élaboration, convocations, signature) et à la télétransmission des actes

2. S2low : ce tiers de télétransmission homologué, distribué par l'Adullact mais intégré à l'offre de services Territoires Numériques permet de réaliser la télétransmission en lien direct avec des logiciels métiers.

 

Bénéficiaires

Les collectivités territoriales et les EPCI de Bourgogne-Franche-Comté.

 

1. e-actes

Ce service de télétransmission est homologué par le Ministère de l’Intérieur conformément à l’arrêté ministériel du 26 octobre 2005.

Fonctionnalités

e-actes est un service qui  permet de gérer les actes juridiques sur toute leur « vie » :

  • Import d'un projet d'acte
  • Circuits de validations internes
  • Convocation des élus et mise à leur disposition des rapports de délibération
  • Signature manuscrite ou électronique de l'acte, génération de copies conformes
  • Envoi des actes au contrôle de légalité via un tiers de télétransmission sécurisé
  • Réponse à une éventuelle lettre d'observation suite au contrôle de légalité, etc.

En fonction de l'organisation de la collectivité, on peut également choisir de ne pas réaliser toutes ces opérations sur e-actes : par exemple, se contenter d'utiliser l'envoi au contrôle de légalité.

Ainsi:

  • Chaque agent ayant un rôle à jouer sur un projet d'acte peut savoir à quel stade il se trouve, et consulter sa dernière version facilement,
  • Le service permet de trier rapidement les actes selon leur statut: en attente de validation, en attente de renseignement de la décision, en attente de signature, acte juridique signé, transmis au contrôle de légalité, reçu par le programme ACTES en préfecture...
  • Les élus peuvent être convoqués par voie électronique et accéder aux projets d'actes inscrits à l'ordre du jour avant chaque séance de l'assemblée. Ceux qui disposent d'un certificat électronique peuvent signer des décisions depuis tout ordinateur connecté à Internet.
  • Grâce au dispositif de télétransmission sécurisé intégré à e-actes, les agents transmettent les actes aux services du contrôle de légalité (plate-forme ACTES du Ministère de l’Intérieur) et accèdent en temps réel aux accusés de réception,
  • Les actes sont stockés sur la plate-forme Territoires Numériques en attendant la mise en œuvre d’un service d’archivage légal,
  • Les actes de la collectivité sont accessibles facilement via un moteur de recherche.
Le service permet également de transmettre les actes budgétaires et permet l'import de fichiers XML produits par un logiciel financier et par Totem.

Enfin, l'authentification forte des agents procédant à l'envoi au contrôle de légalité, assure la sécurité des échanges, en accord avec la Direction Générale du Contrôle de Légalité. Celle-ci nécessite l'acquisition d'un certificat RGS2* auprès d'une autorité de certification. Territoires Numériques peut vous proposer une solution pour acquérir un certificat, cf rubrique "voir aussi" ci-dessous.

Atouts et avantages

  • fluidité et transparence des circuits de validation et de signature des actes
  • plus d’erreurs de version dans votre stockage des projets
  • transmission rapide, sans se déplacer et accusé de réception quasi immédiat
  • accès facilité à l'ensemble des actes créés par la collectivité
  • adaptabilité du service à votre organisation.

État du déploiement et perspectives

Depuis le lancement du service, plus de 700 collectivités de Bourgogne ont été formées et utilisent le service e-actes, chacune s'y mettant à son rythme: utilisation complète du e-actes ou simple import d'actes signés pour la télétransmission, avec ou sans signature électronique...

 

2. S2low :

Ce tiers de télétransmission homologué, distribué par l'Adullact et intégré à l'offre de services Territoires Numériques permet de réaliser la télétransmission en lien direct avec des logiciels métiers.