Gestion et envoi des actes soumis au contrôle de légalité
Territoires Numériques Bourgogne-Franche-Comté propose deux solutions pour dématérialiser l'envoi des actes soumis au contrôle de légalité :
1. S2low : ce tiers de télétransmission homologué, distribué par l'Adullact permet de réaliser la télétransmission en lien direct avec des logiciels métiers.
Bénéficiaires
Les collectivités territoriales et les EPCI de Bourgogne-Franche-Comté.
Fonctionnalités
S²LOW permet la dématérialisation du contrôle de légalité (ACTES), le traitement des flux comptables (HELIOS/ PES), et l'envoi de convocations aux élus. La solution garantit la sécurisation des transferts, l'authentification des expéditeurs via certificats électroniques, l'horodatage des documents et l'archivage des flux transmis et reçus.
2. e-actes : il s'agit d'une solution totalement dédiée à gestion (élaboration, convocations, signature) et à la télétransmission des actes
Ce service de télétransmission est homologué par le Ministère de l’Intérieur conformément à l’arrêté ministériel du 26 octobre 2005.
Bénéficiaires
Les collectivités territoriales et les EPCI de Bourgogne-Franche-Comté.
Fonctionnalités
e-actes est un service qui permet de gérer les actes juridiques sur toute leur « vie » :
- Import d'un projet d'acte
- Circuits de validations internes
- Convocation des élus et mise à leur disposition des rapports de délibération
- Signature manuscrite ou électronique de l'acte, génération de copies conformes
- Envoi des actes au contrôle de légalité via un tiers de télétransmission sécurisé
- Réponse à une éventuelle lettre d'observation suite au contrôle de légalité, etc.
En fonction de l'organisation de la collectivité, on peut également choisir de ne pas réaliser toutes ces opérations sur e-actes : par exemple, se contenter d'utiliser l'envoi au contrôle de légalité.
Ainsi:
- Chaque agent ayant un rôle à jouer sur un projet d'acte peut savoir à quel stade il se trouve, et consulter sa dernière version facilement,
- Le service permet de trier rapidement les actes selon leur statut: en attente de validation, en attente de renseignement de la décision, en attente de signature, acte juridique signé, transmis au contrôle de légalité, reçu par le programme ACTES en préfecture...
- Les élus accèdent aux projets d'actes inscrits à l'ordre du jour avant chaque séance de l'assemblée, ceux qui disposent d'un certificat électronique peuvent signer des décisions depuis tout ordinateur connecté à Internet.
- Grâce au dispositif de télétransmission sécurisé intégré à e-actes, les agents transmettent les actes aux services du contrôle de légalité (plate-forme ACTES du Ministère de l’Intérieur) et accédent en temps réel aux accusés de réception,
- Les actes sont stockés sur la plate-forme Territoires Numériques en attendant la mise en œuvre d’un service d’archivage légal,
- Les actes de la collectivité sont accessibles facilement via un moteur de recherche.
Enfin, l'authentification forte des agents procédant à l'envoi au contrôle de légalité, assure la sécurité des échanges, en accord avec la Direction Générale du Contôle de Légalité. Celle-ci nécessite l'acquisition d'un certificat RGS2* auprès d'une autorité de certification.
Atouts et avantages
- fluidité et transparence des circuits de validation et de signature des actes
- plus d’erreurs de version dans votre stockage des projets
- transmission rapide, sans se déplacer et accusé de réception quasi immédiat
- accès facilité à l'ensemble des actes créés par la collectivité
-
adaptabilité du service à votre organisation.
État du déploiement et perspectives
Depuis le lancement du service, plus de 700 collectivités de Bourgogne ont été formées et utilisent le service e-actes, chacune s'y mettant à son rythme: utilisation complète du e-actes ou simple import d'actes signés pour la télétransmission, avec ou sans signature électronique...