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Archivage électronique

Service d'archivage électronique à valeur probatoire

Mettre à disposition des adhérents de Territoires Numériques Bourgogne-Franche-Comté un système mutualisé visant à compléter la chaîne de documents dématérialisés qui transitent sur la plate-forme Territoires Numériques dans les services salle des marchés publics et e-parapheur Actes.

Bénéficiaires

les collectivités territoriales de Bourgogne-Franche-Comté

Fonctionnalités

[Tableau de Bord du Système dArchivage Électronique Territoires Numériques]  

Le cycle de vie d'une archive comprend trois périodes:

  • Les archives courantes regroupent les documents qui sont nécessaires à l'activité des services qui les ont produits.
  • Les archives intermédiaires doivent être conservées pour des besoins administratifs, fiscaux, juridiques. À l'issue de la durée d'utilité administrative (DUA), les archives intermédiaires font l’objet d’un sort-final et sont soit conservées définitivement (en raison de leur valeur patrimoniale ou technique) soit éliminées.
  • Les archives définitives sont conservées sans limite de temps dans des services publics d'archives pour des besoins de recherche historique, patrimoniale, culturelle, scientifique...

Réalisée sur la base du cahier des charges élaboré par un groupe métier constitué de représentants des archives départementales, des services informatiques des conseils généraux, des centres de gestion et de Territoires Numériques, avec l'appui scientifique et technique du Service Interministériel des Archives des France (SIAF), la première phase de développement du Système d'archivage électronique assurée par Atos Worldline porte sur l'archivage intermédiaire des documents issus de la Salle des Marchés. Les actes circulant dans le service e-actes seront traités ultérieurement, tout comme l'archivage définitif, sous réserve d'une évolution du cadre juridique.

Les documents électroniques originaux dont on doit préserver la valeur probatoire (ex: acte d'engagement signé électroniquement) pourront ainsi être versés dans le Système d'archivage électronique, accompagnés de toutes les données obligatoires pour leur conservation et leur référencement (métadonnées automatiquement renseignées par le service salle des marchés).

Car l'autre aspect de l'archivage, hormis la conservation, est la lisibilité, l'exploitabilité de l'archive. Les documents doivent en effet pouvoir être lisible sur toute leur période légale de conservation et malgré l'évolution des technologies et des formats informatiques. La conversion régulière dans des formats actuels et standards, en plus du format original, garantit cette pérennité.

Intérêt pour les bénéficiaires

Collectivités : meilleure sécurité juridique des procédures intégralement dématérialisées, classement et consultation des archives facilité.

État du déploiement et perspectives

Actuellement en phase de test